Redmine活用術:プロジェクトレポート編


Lychees Redmine活用術:プロジェクトレポート編

報告書類の作成時間や関連情報の収集時間を削減しませんか?

 

プロジェクトを進めるうえで、社内上層部やお客様への報告は欠かせません。報告書を作成するために、進捗状況の情報収集に駆け回ったり、表の作成やプレゼンテーション資料作成などに多くの時間を費やしていませんか?

  •  ・資料作成に手間や時間がかかる
    必要な情報を担当者に聞く手間や聞かれる手間がかかる。また、集めた情報の整理に時間がかかる。
  • ・集めた情報を基に状況や課題を明確にしたいが、方法がわからない
    分析・評価の方法がわからない。
  • ・報告内容が報告者によって異なる
    報告者ごとに報告内容が異なるため、容易に把握・比較できない。
  • ・フィードバックを行っていない
    報告書の内容に対し、担当者へのフィードバックが行われていない。

日本企業のマネジャーを取り巻く職場の状況や悩み、能力開発課題として、日ごろ多くの時間を割いている業務で最も多いのが「資料作成(社内向け)」であるという調査結果もあります。

引用:産業能率大学 総合研究:日本企業のミドルマネジャー調査報告書

マネージャーを取り巻く状況やマネージャーの持つ悩みを対して、改善方法をご紹介します。

<マネージャーの課題>
週報やプレゼンテーションなどの社内向け資料の作成業務に、多く時間を割いてしまっている。
本来は、部下とのコミュニケーションに時間を割くべきだと考えている。

マネージャーの課題に対する解決方法として以下をオススメします。

対策1:報告書作成を自動化

■報告書作成を自動化

・担当者に聞く手間、担当者が聞かれる手間をなくせる。
・情報の収集から整理まで自動で行うため、報告書の作成時間が減る。
・ツールの利用で多くの指標や項目を作成でき、多角的に分析・評価が可能になる。
・報告書の統一化が行える。

報告書作成を自動化

対策2:作成した報告書の内容から部下へのフィードバック

■作成した報告書の内容から部下へのフィードバック

・フィードバックをする事で、部下とのコミュニケーションが行える。

作成した報告書の内容から部下へのフィードバック

報告書作成を自動化するには?

自動化する前に、メンバー間で検討をしてから進めることで、その後の生産性向上につながります。それでは、報告書作成を自動化するポイントをご紹介します。

報告書作成を自動化するポイント

■分析・評価項目の選定
・現状を分析・評価するための定量的な情報が重要である。
どのような指標が必要であるかを検討しなければならない。

■同じ媒体への記録
・各担当者はExcelなどの同一のファイルやシステムに書き込む必要がある。
しかし、Excelの利用は、「同時編集できない」・「数式を誤って書き換えてしまう」などの懸念点がある。

■部下へフィードバックを行う仕組みづくり
・報告書の情報を基に部下の状況をすぐに確認でき、フィードバックを行える仕組みが必要になる。

報告書作成を自動化するには

部下へのフィードバックを行えていないと部下とのコミュニケーション不足になりやすい。

マネージャーは、報告書の内容を基に、プロジェクトの状況を把握して対策をとることが重要となりますが、部下にプロジェクトレポートでフィードバックを行うことで、プロジェクトチーム内の計画への意識向上につながります。
メンバーが登録する活動状況のデータをもとに、プロジェクトレポートが簡単に表示されると良いですよね?そこで、ツールを利用することをオススメします。


そこで、プロジェクトごとの「今」を一目で把握できる
「Lycheeプロジェクトレポート」をご紹介します!

 
Lycheeプロジェクトレポートは、メンバーが登録する活動状況のデータをもとに、プロジェクトごとの進捗状況を横断的に可視化し、プロジェクト単位で週報を自動的に保存してくれるため、報告書作成の手間を減らすことができます。
複数プロジェクトのQCD(進捗指標・品質指標・コスト指標)を可視化し、プロジェクトを多角的に分析・評価することができます。プロジェクトの状況と課題を明確にすることができるようになります。

プロジェクトの今の状況を一目で把握

Redmineの情報を基に進捗・品質・コストの状況を定量的に可視化し、プロジェクトの状況管理や課題解決を支援します。

プロジェクトの横断的な進捗管理

プロジェクトの横断的な進捗管理

複数プロジェクトの状況を一覧で確認できます。進捗・品質・コストの指標がシグナル(赤:危険、黄:注意、青:良好)で表示されます。

Lycheeプロジェクトレポートの詳細については、Redmine活用術「プロジェクトレポート編」の資料をご確認ください。
各機能の使い方などの詳細をご紹介していますので、ぜひダウンロードください。



Lychee Redmineなら、ガントチャート上の好きなところにチケット作成可能。

チケット作成の手間を減らして「No Ticket, No Work」の実現へ!

Lychee Redmineは、プロジェクト管理ツールで人気のあるRedmineにプラグインを追加することで、Redmineを初めて利用するユーザーでも、直感的にガントチャートを画面上で操作して入力できるようにした製品です。横断したプロジェクトの進捗状況をひとつの画面で確認することができます。

また、EVMという手法を用いて計画値(PV)や出来高(EV)を自動で集計するといった工数管理に役立つ機能もあります。Lychee Redmineは、立場・用途に応じて、各種拡張プラグインを選択して導入いただけます。

Lychee Redmine